■ 기획의도
누구나 쉽게 이해하고 실천할 수 있는 회의 퍼실리테이션의 첫걸음!
3만 시간.
일반 직장인들이 일평생 회의하느라 쓰는 시간이다. 하루에 평균 10시간씩 사회활동을 한다고 치면 약 8년의 시간이 된다. 이런 인생의 귀중한 시간을 엉망진창인 회의로 낭비한다고 생각해본 적이 있는가.
신입사원부터 사장까지 회사라는 조직에서 일하는 사람이라면 누구나 사내 회의에 대해 의문을 가졌던 적이 있을 것이다. 상사의 일방적인 지시나 훈시, 언제 끝날 줄 모르는 시간 끌기, 배가 산으로 올라가는 중구난방식 토론 등등 여러 가지 이유로 결국 아무 것도 결정사항이 없는 회의가 되어버린다. 결정사항이 명확하지 않으니까 구체적으로 무엇을 해야 할지 모르는 것이다.
이런 회의를 위한 회의에 많은 직장인들이 의문과 불만을 가지고 있다. 이 책은 일반 회사의 회의를 효율적이고 짧게, 그리고 즐겁게 할 수 있도록 촉진하는 회의 퍼실리테이션의 입문서이다. 회의 퍼실리테이션을 처음 접하는 사람부터 익히 알고 있는 사람까지 회의 현장에서 바로 써먹을 수 있도록 기본부터 핵심까지 이해하기 쉽게 구체적으로 설명한다.
스토리텔링 형식으로 만든 세상에서 가장 쉬운 회의 사용설명서
“왜 8년이라는 시간을 헛되이 낭비해야 하는가? 엉터리 회의에 참석해 침묵하고 있을 수는 없지 않은가?”
이 책은 평소 회사의 엉망진창 회의에 의문과 불만을 가지고 있던 2년차 신입 여사원을 주인공으로 내세워 스토리텔링 형식으로 회의 퍼실리테이션에 대해 상세하게 설명한다. 책 제목 그대로 ‘세상에서 가장 쉬운 회의 사용설명서’라고 할 만하다.
여주인공은 컨설턴트인 아버지의 도움을 받아 구태의연한 회사의 회의문화 개선에 도전한다. 그녀는 회의 퍼실리테이션 전문가인 아버지의 가르침과 조언을 통해 회의의 목적과 의미, 의제 설정과 진행방법에 대해 하나하나 배워간다. 그러던 중 아버지는 여주인공에게 회의 퍼실리테이션의 핵심 스킬이자 키워드를 가르쳐준다.
“확인해도 좋을까요?”
이 말은 ‘회의를 하는 직원’에서 ‘회의에 참여하는 직원’으로 바꿔주는 최고의 한 마디나 다름없다. 사실 회의라는 것은 시작할 때 종료조건을 확인하고, 끝날 때 결정사항을 확인하는 것이 전부라고 해도 과언이 아니다. 이런 기본적이고 일상적인 활동들이 점차 개선되고 쌓이는 것이 바로 회의 퍼실리테이션이라는 것이다.
책의 후반부에서는 프로 퍼실리테이터가 참가한 회의를 통해 회의의 준비와 토론의 진행방법 등을 직접 체험하듯이 배울 수 있다. 책장을 덮는 순간, 독자 여러분이 참여하는 회의는 의제가 명확한 회의, 진행이 매끄러운 회의, 결론이 나오는 회의 등등 즐거운 모습으로 바뀔 것으로 확신한다.
■ 책의 특징 및 내용
회의 참가자의 시각에서 생각하고 해법을 찾아가는 혁신적 책!
회의 퍼실리테이션 노하우의 기본부터 고급 단계까지 충실하게 안내한다. 회의를 주관하는 상사 뿐만 아니라 회의 참가자의 일원인 일반사원들이 사내 회의를 혁신할 수 있는 실체적이고 구체적인 방법을 제시한다. 회의법을 다루는 대부분의 책들이 회의 주관자나 진행자에 초점을 맞추고 있는 반면, 이 책은 철저하게 회의 참가자의 시각에서 생각하고 해법을 찾아가면서 혁신적인 회의 퍼실리테이션을 가르친다.
1장 첫 회의는 엉망이었다
입사 2년째에 처음으로 사내 주례회의에 참가한 여주인공은 의제도 결론도 없이 장황하게 늘어지는 모습에 큰 충격을 받는다. 이렇게 엉망진창인 회의에 쏟아붓는 시간이 일평생 3만 시간이라니! 여주인공은 사내 회의를 개선하기 위해 회의 퍼실리테이션의 전문가인 아버지에게 도움을 요청한다.
2장 확인하는 퍼실리테이션을 시작하다
사내 회의를 개선하기 위해 나선 아버지는 여주인공에게 “회의의 의제, 시간, 결론을 확인하라”라고 당부한다. 회의를 시작하기 전에 의제와 시간배분을 정해야 효율적인 진행이 가능하다. 그리고 회의의 결론과 시행방법을 결정하는 종료조건도 확인해야 한다. 여주인공은 아버지의 가르침과 선배의 도움을 받아 ‘숨은 퍼실리테이터’의 역할을 하면서 사내 회의에서 혁신의 성과가 나타나기 시작한다.
3장 필기하는 퍼실리테이션을 시작하다
회의 참가자들이 제멋대로 발언하는 바람에 낙담하는 여주인공에게 아버지는 회의 진행과정을 화이트보드에 적어가면서 의견을 정리하는 비법을 알려준다. 회의를 시작하기 전에 종료조건과 시간배분을 화이트보드에 적어두는 것만으로도 회의가 옆길로 새는 것을 방지할 수 있다. 회의 진행과정을 필기하면 어떤 논점에 대해 토론하는가가 명확해지고, 또 의제에 부합하는 결론을 도출하기도 수월해진다.
4장 숨지 않는 퍼실리테이션을 시작하다
과제 해결을 위한 사내 회의에서 좀처럼 성과를 내지 못하는 여주인공을 보고 아버지는 자신의 회사로 초대한다. 프로 퍼실리테이터들이 진행하는 회의에 참가시켜 과제 해결 5단계 등 회의를 이끌어가는 노하우와 스킬을 직접 익히게 하기 위함이다. 스스로 퍼실리테이터의 역할을 수행하려면 사전에 회의의 종료조건과 토론의 프로세스를 설계해두어야 원활한 회의 진행이 가능하다. 그리고 하나의 논점에 대해서 충분한 토론하고 결론을 낸 다음에 다음 논점으로 넘어간다. 결정사항에 대해서는 반드시 실행 방법과 주체를 명확히 해야 한다.
5장 준비하는 퍼실리테이션을 시작하다
프로 퍼실리테이터들이 진행하는 회의를 경험하면서 준비의 필요성을 통감한 여주인공은 진행 방식을 8단계로 나눠 생각하는 방법을 배운다. 회의의 사전 준비에 대한 기본 이론을 익힌 여주인공에게 아버지는 자신이 개발한 ‘회의 사전 준비 시트’와 ‘회의 목적별 프로세스 차트’를 공개한다. 여주인공은 두 가지 비밀병기를 활용해 사내 회의를 사전에 준비하고, 또 퍼실리테이터로 나서서 과제 해결 회의까지 성공적으로 이끌었다.
